Monat für Monat steht der gefürchtete Rechnungslauf an. Ein hoher Verbrauch an Papier, hohe Ausgaben für Briefmarken und wertvolle Zeit gehen verloren, während Sie sich durch das lästige Falten und Eintüten all dieser Rechnungen kämpfen. Glauben Sie mir, Sie sind nicht allein – viele Tierarztpraxen stehen vor derselben Herausforderung.

In meiner Zeit in einer Tierarztpraxis hatten wir genau dasselbe Problem. Einmal im Monat hatten wir einen Rechnungslauf angestoßen. Das Ausdrucken all dieser Rechnungen dauerte aufgrund der Druckgeschwindigkeit so lange, dass man in der Zwischenzeit eine ausgedehnte Mittagspause verbringen oder Einkaufen konnte, vorausgesetzt man hatte den Drucker kurz vorher mit neuem Papier gefüttert. Im besten Fall war der Rechnungsdruck bei der Rückkehr fertig, im schlimmsten Fall hatte der Drucker in der Zwischenzeit einen leeren Toner, einen Papierstau und noch 20 weitere Probleme. Sie können sich vorstellen, wie ich das verfluchte.

340 Euro im Monat allein für Briefmarken

Aber damit noch nicht genug: Es mussten noch alle Rechnungen gefaltet, in Briefumschläge verpackt und mit einer Briefmarke beklebt werden. 400 Rechnungen! Mit der Zeit saßen die Handgriffe und ich wurde deutlich schneller, aber Zeitverschwendung war es trotzdem. Ganz geschweige von den Kosten. 400 Rechnungen waren bei uns keine Seltenheit. Gerade Tierarztpraxen, die viel auf Außenpraxis fahren, kommen gar nicht um den Rechnungsversand herum und müssen noch viel mehr Rechnungen versenden.

Nehmen wir mal mein Beispiel, also 400 Rechnungen und multiplizieren diese mit 85 Cent. Dann sind wir in einem Monat bereits bei 340 Euro nur für Briefmarken. Kosten in denen der Papierverbrauch, der Toner und der Stundenlohn noch gar nicht enthalten sind.

Kommunikationsabo als Lösung

Irgendwann kam der Tag, an dem ich verzweifelte und ehrlich gesagt auch keinen Bock mehr hatte, mich ständig damit abzuplagen. Eine Lösung musste her.

Eine kurze Recherche später waren wir auf das Kommunikationsabo in easyVET gestoßen. Ein Pauschalbetrag von 1 Euro pro Tag und wir könnten unbegrenzt E-Mails direkt aus easyVET versenden. Das klang für mich direkt sehr ansprechend. Nachdem wir uns intern kurz abgesprochen hatten, wollten wir es direkt einmal austesten. Das Schöne daran ist, dass man die Einrichtung jederzeit selbst vornehmen kann und zeitlich flexibel ist. Ich muss zugeben, es gab ein paar Dinge, die bei der Einrichtung zu beachten waren, sodass ich mir die Anleitung daneben gelegt hatte, aber schlussendlich konnten wir anschließend direkt E-Mails aus dem easyVET versenden.

Neben Rechnungen auch Bescheinigungen, Berichte, Laborergebnisse und Erinnerungen digital verschicken

Sogar den Rechnungslauf hatte ich aus Neugier um ein paar Tage nach vorne gezogen. Es funktionierte besser als ich dachte. Nicht nur den Rechnungslauf, auch Bescheinigungen, Berichte, Laborergebnisse, Erinnerungen und noch mehr konnte ich direkt an Tierhalterinnen und Tierhalter versenden.

Einmal aktiviert und richtig eingestellt, mussten wir nur noch darauf achten, dass wir die aktuellen E-Mail-Adressen der Kundinnen und Kunden hatten, die ihre Rechnungen per E-Mail erhalten wollten. Und schon wurden unsere Papierberge Stück für Stück kleiner und übersichtlicher.

Immense Papiereinsparungen

Unsere Abläufe wurden vereinfacht und wir konnten an vielen Stellen unnötige Arbeitsabläufe vermeiden. Statt Berichte auszudrucken, die Unterschrift des Tierarztes einzuholen und anschließend wieder einzuscannen und zu versenden, konnten wir nun den vollständigen Bericht per digitaler Unterschrift in easyVET schreiben und direkt versenden, ohne unnötig Papier zu verschwenden.

Laborbefunde, die wir früher über unser E-Mail-Konto versendet hatten, wurden direkt aus unserem easyVET versendet. Kein Suchen der Laborergebnisse mehr in einem überlaufenen E-Mail-Postfach, sondern sie sind der entsprechenden Behandlung bereits zugeordnet und können direkt aus der Kartei versendet werden.

Schöner Nebeneffekt: Mehr Spaß an der Arbeit

Ich war erleichtert und überglücklich, dass wir so schnell mehrere Abläufe für unsere Praxis vereinfachen konnten und man durch das produktivere Arbeiten auch wieder mehr Spaß an seinem Job hat.

Ich möchte Ihnen aus meiner eigenen Erfahrung ans Herz legen, einen Blick auf Ihre internen Abläufe zu werfen. Hinterfragen Sie diese und probieren Neues aus. Es mag anfangs eine kleine Hürde sein, sich auf neue Abläufe einzulassen, aber die Vorteile, die ich selbst in der Praxis feststellen konnte, sind es wert.