Datensicherung in der Tierarztpraxis: Warum Backups unverzichtbar sind

Ob in der Tiermedizin oder einem anderen Bereich – viele kennen dieses Szenario: Montagmorgen, der erste Kaffee ist noch nicht getrunken, die ersten Kunden stehen bereits vor der Tür und ausgerechnet jetzt startet der Computer nicht mehr. Nach dem Einschalten erscheint lediglich das Herstellersymbol, sonst passiert nichts. Der Betrieb steht still. Also bleibt meist nur eins: den Support anrufen.

Allgemeine Untersuchung und Beratung

Mit dem Anruf in der Support-Hotline beginnt die Fehlersuche. Alles startet mit ein paar einfachen Fragen:

• „Wird etwas auf dem Bildschirm angezeigt?“
• „Ertönt ein Piepton?“
• „Haben Sie den PC schon einmal vom Strom getrennt und kurz gewartet?“
• „Sind unnötige USB-Geräte am Computer angeschlossen?“
• „Können Sie die F12-Taste drücken und auf Diagnose klicken?“
• „Haben Sie kürzlich etwas am Computer verändert?“

Warum diese Fragen? Ganz einfach: Mit der Aussage „Er startet nicht und zeigt nur das Herstellersymbol“ kann nicht sofort bestimmt werden, was das Problem ist. Vielleicht hat der Computer nur eine kleine „Erkältung“. Erst durch die systematische Fehlersuche lässt sich eingrenzen, ob lediglich ein kleiner Fehler vorliegt oder tatsächlich ein Hardwaredefekt die Ursache ist. Genau wie in der Tiermedizin wird auch in der IT die „Allgemeine Untersuchung und Beratung“ durchgeführt, um eine Diagnose zu stellen.

Diagnose: Festplattenausfall

Nach der Fehlersuche steht die Diagnose fest: Die Festplatte ist defekt. Im Klartext bedeutet das: Der Computer kann nicht mehr starten. Damit der Betrieb nicht komplett stillsteht, richten wir häufig einen anderen Computer als Haupt-PC ein. Voraussetzung dafür ist allerdings ein aktuelles Backup. Auf die Frage nach einem Backup wird in der Regel eine der folgenden drei Antworten genannt.

• „Brauchen wir eine bestimmte Version oder reicht die von gestern Abend?“
• „Backup? Da muss ich nachfragen, ob wir sowas haben.“
• „Ein Backup haben wir nicht.“

Im Idealfall lautet die Antwort Nummer eins. Aber leider ist das zu selten der Fall. Selbst Antwort Nummer zwei, bei der es noch etwas Hoffnung gibt, endet oft enttäuschend. Wir hatten 2024 Fälle, in denen das einzige Backup von 2013 stammte. Ein elf Jahre altes Backup hilft in der Praxis meist nur eingeschränkt weiter. Neben veralteten Daten müssen auch gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Datenschutzvorgaben berücksichtigt werden.
Und dann gibt es noch Antwort Nummer drei. In diesem Fall wird die Wiederherstellung von Daten oft schwierig oder sogar unmöglich. In der IT gibt es einen bekannten Spruch: „Kein Backup, kein Mitleid.“ So hart es klingt – ohne Datensicherung gibt es oft nichts mehr, was wiederhergestellt werden kann.

Ab zum Spezialisten

Kann die Festplatte nicht zu einem Spezialisten überwiesen werden? Vielleicht ja, vielleicht nein. Manche haben Glück, manche nicht. Je nachdem, was an der Festplatte kaputt ist, kann sie möglicherweise gerettet werden – oder auch nicht. Manchmal kann nur ein Teil gerettet werden. Ob sich dabei tatsächlich die benötigten Daten retten lassen, ist jedoch ungewiss. Natürlich kann es versucht werden, aber das Ganze ist nicht so schnell und einfach, und eine Garantie gibt es vorher auch nicht. Die Festplatte muss per Post zur Firma geschickt werden. Dann müssen die Spezialisten schauen, was möglich ist. Vielleicht gelingt es ihnen, auf die Daten zuzugreifen, aber oft sind es nicht die richtigen Daten oder sie sind beschädigt. Alles kostet Zeit und Geld, und am Ende gibt es keine Garantie, dass die Firmen etwas retten können.

Backup, aber wie?

Ein Backup auf dem eigenen Computer bringt nichts, wenn es auf der Festplatte liegt, die kaputt ist. Denn wenn die Festplatte kaputt ist, ist natürlich auch das Backup kaputt. Ein Backup muss nicht mit einer teuren Software gemacht werden. Im einfachsten Fall kann bereits ein externer Datenträger helfen, zum Beispiel eine USB-Festplatte oder SSD. USB-Sticks eignen sich eher nur für kleinere Datenmengen oder als zusätzliche Notlösung.

Welches Speichermedium verwendet wird, ist zunächst nicht das wichtigste Kriterium. Entscheidend ist vor allem, dass die Sicherung regelmäßig erstellt, getrennt vom eigentlichen System aufbewahrt und im Ernstfall wiederhergestellt werden kann. Trotzdem sollte das Medium zur Datenmenge und zum Schutzbedarf passen: Für kleinere Datenmengen kann ein externer Datenträger ausreichen, für größere Umgebungen sind USB-Festplatten, SSDs, Netzwerkspeicher oder professionelle Backup-Lösungen meist besser geeignet.

Der empfohlene Behandlungsplan

In der IT wird oft das sogenannte „Generationsprinzip“ verwendet, auch bekannt als „Großvater-Vater-Sohn-Prinzip“. Es stellt sicher, dass es genügend Backups in verschiedenen zeitlichen Abständen gibt.

• • Großvater: Das monatliche Backup wird auf einem separaten Datenträger gespeichert und möglichst außerhalb der Praxis aufbewahrt. Dadurch bleibt auch dann noch ein älterer Sicherungsstand erhalten, wenn aktuellere Backups beschädigt wurden.
  • Vater: Das wöchentliche Backup ergänzt die monatliche Sicherung und bietet eine zusätzliche Wiederherstellungsebene. Auch diese Sicherung sollte getrennt vom eigentlichen System und möglichst außerhalb der Praxis aufbewahrt werden.
  • Sohn: Die täglichen Backups ermöglichen die Wiederherstellung aktueller Datenstände und minimieren den möglichen Datenverlust. Ein Tagesbackup kann in der Praxis verbleiben, damit schnell wiederhergestellt werden kann. Mindestens ein weiteres aktuelles Backup sollte jedoch offline oder außerhalb der Praxis aufbewahrt werden.

Als einfache Faustregel gilt zusätzlich die 3-2-1-Regel: Es sollten mindestens drei Kopien wichtiger Daten existieren, auf mindestens zwei unterschiedlichen Speichermedien, wobei eine Kopie außerhalb der Praxis oder offline aufbewahrt wird.

Warum so viele Backups?

Es gibt selten zu viele sinnvolle Backups – entscheidend ist aber, dass sie nach einer klaren Strategie erstellt, beschriftet und regelmäßig geprüft werden.

Heutzutage besteht nicht nur das Problem sterbender Festplatten, sondern auch das Risiko von Cyberangriffen. Diese bleiben häufig zunächst unbemerkt. Angreifer verschlüsseln oder manipulieren dabei oftmals nicht nur aktuelle Daten, sondern möglichst viele erreichbare Daten – einschließlich angeschlossener Backups. Wenn also alle täglichen Backups verschlüsselt wurden, ist nichts gewonnen. Aber die wöchentlichen Backups sind immer noch vorhanden – oder im schlimmsten Fall das monatliche Backup. Das monatliche Backup mag nicht ideal sein, aber es ist besser, als komplett neu anfangen zu müssen. Das Backup kann auch auf einem Netzwerkspeicher abgelegt werden. Dieser sollte jedoch passend abgesichert sein, damit Angreifer nicht frei darauf zugreifen können. Netzwerkspeicher sind oft rund um die Uhr online und dadurch potenziell auch für Angreifer erreichbar. Wechselmedien haben den Vorteil, dass sie nach der Sicherung getrennt aufbewahrt werden können und dann nicht dauerhaft erreichbar sind. Es spricht aber nichts dagegen, beides zu nutzen: Netzwerkspeicher und externe Medien.

Cloud-Backup als zusätzlicher Baustein

Als weitere Option zur Absicherung gibt es Cloud-Backups. Sollte es zu einem größeren Schadensfall kommen und sowohl Server, Netzwerkspeicher als auch physische Backups verloren gehen, bleibt im Idealfall noch eine Sicherung, die räumlich getrennt gespeichert ist. Dabei ist jedoch wichtig: Nicht jeder Cloudspeicher ist automatisch ein echtes Backup.

Eine reine Cloud-Synchronisation, zum Beispiel über einen normalen synchronisierten Ordner, schützt nicht zuverlässig vor versehentlichem Löschen, beschädigten Dateien oder Verschlüsselung durch Schadsoftware. Werden solche Änderungen automatisch synchronisiert, können sie auch in der Cloud landen. Sinnvoll sind daher Lösungen mit Versionierung, Papierkorb-Aufbewahrung, getrennten Zugangsdaten und klar geregelten Zugriffsrechten.

Außerdem spielt bei Cloud-Backups die Internetverbindung eine wichtige Rolle. Bei langsamer Verbindung können Sicherungen sehr lange laufen, nicht rechtzeitig abgeschlossen werden oder die Wiederherstellung im Ernstfall zu lange dauern. Cloud-Backups können deshalb ein sehr sinnvoller zusätzlicher Baustein sein, sollten aber bewusst eingerichtet und regelmäßig geprüft werden.

Fazit: Datensicherung schützt den Praxisalltag

Festplatten können ausfallen, Hardware kann beschädigt werden und auch Cyberangriffe gehören heute leider zum Alltag. Entscheidend ist deshalb nicht, ob ein Backup vorhanden ist, sondern ob es im Ernstfall funktioniert. Wer seine Datensicherung regelmäßig erstellt, sinnvoll organisiert und die Wiederherstellung testet, schützt seine Praxis vor langen Ausfallzeiten und unnötigem Datenverlust.