In der modernen Tierarztpraxis spielen effiziente Arbeitsabläufe eine zentrale Rolle. Eine der zeitaufwendigsten Aufgaben ist das Verwalten von Behandlungsverträgen und Einverständniserklärungen. Traditionell müssen diese Dokumente ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt werden. Diese manuellen Prozesse sind nicht nur umständlich, sie kosten auch Zeit und verschwenden obendrein noch jede Menge Papier. Die Einführung der elektronischen Signatur in Verbindung mit der Digitalen Patientenaufnahme hingegen ist eine innovative Lösung, die den Workflow erheblich verbessert.

Die Mühsal des Papierkrams

Heute stehen die Tierbesitzer an der Anmeldung, erhalten die Dokumente persönlich überreicht und unterschreiben diese handschriftlich in Anwesenheit des Praxispersonals. Der Tierbesitzer ist damit zwar zweifelsfrei identifiziert und kann sich hinterher nicht damit rausreden, er hätte die Dokumente nicht gesehen und unterzeichnet. Demgegenüber steht jedoch der erhebliche Aufwand für das Ausdrucken, Einscannen und Ablegen der Dokumente nach der Unterzeichnung sowie die erhebliche Verzögerung der Patientenaufnahme. Gerade an Tagen mit hohem Patientenaufkommen ist kaum an entspanntes Arbeiten zu denken. Hinzu kommt, dass sich auch Tierbesitzer viel lieber um ihr Tier kümmern würden, anstatt die Zeit im Wartezimmer mit dem Lesen und Ausfüllen von Dokumenten zu verbringen.

Weniger Papier und mehr Zeit für die Tiere: Die Vorteile der digitalen Signatur

Die elektronische Unterschrift von Dokumenten erspart einem die zeitraubenden Arbeitsschritte wie das Ausdrucken, Einscannen und Ablegen von Dokumenten und ermöglicht ein viel entspannteres Arbeiten bei der Patientenaufnahme. Signatur-Tablets ermöglichen zwar die elektronische Signatur in der Praxis, so dass man die Identität des Tierhalters kontrollieren kann, doch beschleunigen sie die Patientenaufnahme nicht wirklich. Denn das elektronische Dokument muss in der Praxis erst noch durchgelesen und dann unterzeichnet werden. Die elektronische Signatur in Verbindung mit einer Digitalen Patientenaufnahme, wie sie zum Beispiel petsXL bietet, erlaubt es dem Tierbesitzer jedoch, die Dokumente in Ruhe zu Hause durchzulesen, zu signieren und zurückzuschicken. Die Patientenaufnahme ist damit bereits vor dem eigentlichen Praxisbesuch erledigt. Verzögerungen, etwa beim Patientenaufruf, weil der Tierbesitzer mit dem Durchlesen und Signieren des Dokumentes noch nicht fertig ist oder noch Fragen hat, gibt es bei der Digitalen Patientenaufnahme nicht. Doch kann man sich am Ende auch darauf verlassen, dass der Tierbesitzer die Dokumente selbst unterzeichnet hat?

Einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen: Was steckt dahinter?

Die gesetzliche Grundlage für elektronische Unterschriften bildet die europäische eIDAS-Verordnung. Die Verordnung unterscheidet drei Arten von elektronischen Signaturen:

• Einfache elektronische Signatur: Die einfache elektronische Signatur (EES) wird oft einfach nur durch eine gescannte Unterschrift oder das Klicken eines „Akzeptieren“-Buttons repräsentiert.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur: Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) bietet im Vergleich zur einfachen elektronischen Signatur mehr Sicherheit, da sich die unterzeichnende Person zuvor auf ihrem mobilen Endgerät authentifiziert haben muss. Unter einer Authentifizierung versteht man im Computer- und Internetumfeld, dass der Benutzer seine Identität gegenüber einem System nachweist, indem er zum Beispiel zusätzlich zu seinem Benutzernamen ein Passwort eingibt. Im Gegensatz dazu setzt die Identifikation voraus, dass der Benutzer durch eine andere Person persönlich und durch Vorlage eines Ausweises identifiziert wird. Durch die Authentifizierung ist die elektronische Unterschrift eindeutig der unterzeichnenden Person zugeordnet und ermöglicht deren Identifizierung. Außerdem ist die Unterschrift so mit dem unterzeichneten Dokument verbunden, dass eine nachträgliche Änderung oder Manipulation der Daten erkennbar ist.
• Qualifizierte elektronische Signatur: Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet das höchste Sicherheitsniveau und hat den gleichen rechtlichen Status wie eine handschriftliche Unterschrift. Bei dieser Signatur muss der Tierbesitzer vor Unterzeichnung eines Dokumentes seine Identität jedes Mal erst durch einen sogenannten Vertrauensdienste-Anbieter bestätigen lassen, der die Identität zum Beispiel mit Hilfe des Personalausweises überprüft.

Sicherheit versus Aufwand: Die richtige Wahl der Signatur

Für die rechtsverbindliche Unterzeichnung eines Behandlungsvertrages oder einer Einverständniserklärung zur Speicherung personenbezogener Daten ist bereits die einfache elektronische Signatur ausreichend. Doch im Vergleich zur fortgeschrittenen, beziehungsweise qualifizierten elektronischen Signatur besitzt die einfache elektronische Signatur die geringste Beweiskraft, weil die Identität des Unterzeichners nicht zweifelsfrei nachweisbar ist.

Die qualifizierte elektronische Signatur weist das höchste Sicherheitsniveau auf, ist aber vor allem für den Tierbesitzer mit zusätzlichem Aufwand und für die Tierarztpraxis mit zusätzlichen Kosten verbunden. Gesetzlich gefordert ist die qualifizierte elektronische Signatur allerdings nur bei Dokumenten, die der Schriftform bedürfen, wie zum Beispiel Quittungen, Verbraucher-Darlehensverträge, Mietverträge oder Bürgschaften. Tierärztliche Behandlungsverträge und Einverständniserklärungen zur Speicherung personenbezogener Daten gehören nicht dazu. Beide sind sogar wirksam, wenn sie nur mündlich geschlossen, beziehungsweise erteilt worden sind.

Wer seinen Tierbesitzern die aufwändige Identitätsprüfung der qualifizierten elektronischen Signatur ersparen, aber trotzdem auf Nummer sicher gehen will, für den bietet sich die fortgeschrittene elektronische Signatur an. Im Vergleich zur einfachen elektronischen Signatur müssen sich Tierbesitzer vorab authentifizieren, aber die Authentifizierung des Tierbesitzers ist im Vergleich zur Identitätsprüfung der qualifizierten elektronischen Signatur weniger aufwändig und somit letztlich auch kostengünstiger.

Fazit und nächste Schritte: Machen Sie den digitalen Sprung

Die Einführung elektronischer Signaturen in Tierarztpraxen bringt erhebliche Vorteile mit sich, darunter Zeit- und Kosteneinsparungen, erhöhte Sicherheit und eine effizientere Praxisführung. Tierarztpraxen sollten diese moderne Lösung in Betracht ziehen, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Wer mehr darüber erfahren will, wie petsXL die Tierarztpraxis bei der elektronischen Signierung und der digitalen Patientenaufnahme unterstützt, kann sich über den folgenden Link zu einer unverbindlichen Online-Demo anmelden.