Apothekenmanagement
effizient gemacht

Panische Expressbestellungen, abgelaufene Medikamente und Dokumentation à la Schweizer Käse waren gestern. Dank eines effizienten Apothekenmanagements werden Sie jede Anforderung der Tierärztlichen Hausapothekenverordnung (TÄHAV) erfüllen. Einmal die tierärztliche Hausapotheke einrichten und für immer davon profitieren: Klingt easy, ist es auch.

Die TÄHAV im Überblick

Die Tierärztliche Hausapothekenverordnung ist eine Verordnung des Bundesministeriums für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL), die den Umgang mit Arzneimitteln regelt. Sie definiert die Prozesse rund um Erwerb, Anwendung und Abgabe von Arzneimitteln und dient als Rechtsgrundlage für das Management der tierärztlichen Hausapotheke.

Was gibt es in der tierärztlichen Hausapotheke zu managen?

Als Apothekenverantwortliche:r sind Sie quasi Reiseführer:in Ihrer Produkte auf dem Weg durch die Praxis. Sie kümmern sich um Ihren Lagerbestand. Zu Ihren Aufgaben zählen chronologisch betrachtet die Markt- und Bedarfsanalyse, das Bestellwesen, die Wareneingangskontrolle und -bearbeitung, die lückenlose Bestandspflege, die korrekte Lagerhaltung, der Verkauf des Produkts durch Anwendung oder Abgabe sowie eine sorgfältige Dokumentation. Sie sind dafür verantwortlich, Arzneien vor dem Verfall zu schützen und sowohl betriebswirtschaftlich als auch kundenorientiert zu denken und zu handeln. Im Hinblick auf den Lagerwert gilt es, nicht zu viel vorrätig zu haben, aber auch nicht zu wenig. Selbstverständlich muss immer alles dokumentiert werden. Ein Balanceakt – und Sie behalten den Überblick!

Smarte Ziele setzen

Ein erster Schritt im Apothekenmanagement ist, im Team die Aufgabengebiete der Apothekenverantwortlichen, die Arbeitsprozesse sowie ihre Apothekenziele zu definieren. Gehen Sie dabei wie im Beispiel “SMART” vor, um sich kontinuierlich überprüfen und optimieren zu können.

S – spezifisch: Eine mögliche Zieldefinition wäre: Ziel ist, den Bestellprozess dahingehend zu optimieren, dass auf den Zeitraum X betrachtet die “Ladenhüter” um X Prozent reduziert werden und kein Medikament ausgeht, um die Versorgung der Patienten stets zu gewährleisten.

M – messbar: Über eine Bilanzierung kann der realistische Bedarf ermittelt und über eine Statistik transparent analysiert werden, ob die Ziele in Zeitraum X eingehalten werden können.

A – attraktiv: Die Kund:innenzufriedenheit wird gesteigert, da keine Versorgungslücke entsteht und der/die Praxisinhaber:in profitiert aus betriebswirtschaftlicher Sicht, da kein Kapital ungenutzt lagert.

R – realistisch: Das Ziel kann mit den vorhandenen Ressourcen eingehalten werden, da relevante Auswertungen zu jedem Zeitpunkt eingesehen werden können.

T – terminiert: Das Ziel ist für einen bestimmten Zeitpunkt X definiert und kann transparent ausgewertet werden.

Apothekenmanagement: Ärmel hochkrempeln und loslegen!

1. Inventur
   Meine Empfehlung für einen strukturierten Plan beginnt damit, sich einen Überblick zu verschaffen, welche Produkte Sie auf Lager haben. Diese Bestandsaufnahme dient Ihnen als Grundlage für die nun durchzuführende Inventur. Wenden Sie sich an dem Punkt unbedingt an den Anbieter Ihres Praxismanagement-Systems (PMS). Manche stellen bereits einen digitalen Produktkatalog zur Verfügung. Dies spart eine Menge Zeit, da Sie so sämtliche Informationen wie Wirkstoffe, Dosierungen, die Global Trade Item Number und weitere relevante Produktinformationen nicht manuell pflegen müssen. Zu einem top gepflegten und tagesaktuellen Produktkatalog gehören alle für die Arzneimitteldokumentation relevanten Produktdetails. Sobald Sie Ihren Produktkatalog zusammengestellt, alle Arzneimitteldaten erfasst und durch eine Inventur den korrekten Lagerbestand definiert haben, haben Sie eine gute Basis geschaffen. Von dieser aus können Sie das Management Ihrer tierärztlichen Hausapotheke weiter ausarbeiten.
   
2. Bedarfs-Potenzial-Analyse
   • Gibt es Medikamente, die Sie nicht mehr benötigen, oder bei denen die Nachfrage eventuell saisonal bedingt ist?
   • Bewerten Sie regelmäßig und genau, ob es neue Medikamente auf dem Markt gibt. Sollten Sie diese in Ihre tierärztliche Hausapotheke aufnehmen? Dies ist der Fall, wenn die Nachfrage gestiegen ist oder sich Ihr Leistungsangebot weiterentwickelt hat.
3. Bilanzierung
   Bevor Sie nun direkt mit den nächsten Bestellungen loslegen, führen Sie bitte eine Bilanzierung durch. Hier werden Warenein- und Warenausgänge in einem bestimmten Zeitraum betrachtet. Diese Information spielt eine elementare Rolle, denn sie gibt Aufschluss über den tatsächlichen Bedarf eines Medikaments in einem bestimmten Zeitraum. Führen Sie die Bilanzierung am besten für die letzten drei Jahre durch und ermitteln Sie den Durchschnittswert im Zeitraum X, zum Beispiel quartalsweise über drei Jahre betrachtet. Dieser Wert dient Ihnen nun als verlässliche Quelle für Ihre Bedarfsermittlung und somit als ideale Bestellmenge pro Medikament für den Zeitraum X.
4. Konditionen vergleichen
   Mit den ermittelten Bestellmengen betrachten wir nun Ihre Einkaufskonditionen. Nehmen Sie Kontakt zu den zuständigen Außendienstler:innen Ihrer Pharmafirmen auf und bringen Sie Einkaufskonditionen, Staffelpreise, den Bestellwert für frachtfreie Lieferungen, sowie die zu erwartenden Lieferzeiträume in Erfahrung. Die Entscheidung, ob Sie beim Großhändler oder Hersteller bestellen möchten, ist praxisindividuell zu treffen. Während die Konditionen direkt beim Hersteller häufig günstiger sind, haben Sie beim Großhändler den Vorteil, mehrere Produkte von unterschiedlichen Herstellern in einer Bestellung zu erhalten. Diese Möglichkeiten gilt es betriebswirtschaftlich zu bewerten und die für Ihre Bedürfnisse bestmögliche Lösung zu finden.

Den Bestellprozess optimieren

Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Wie sieht Ihr Bestellprozess aktuell aus?
• Laufen Sie durch Ihre Apotheke und schauen, welche Regale nicht mehr prall gefüllt sind?
• Gibt es eine zuständige Person, die immer nach einem bestimmten Verfahren vorgeht, oder bestellt, wer gerade Zeit hat?
• Dokumentieren Sie Ihren Bestellvorgang und haben Sie einen Überblick, welche Ware erwartet wird?

Da der manuelle Weg sehr viel Zeit in Anspruch nimmt, ist er aus betriebswirtschaftlicher Sicht nicht zu empfehlen. Halten Sie stattdessen Rücksprache mit Ihrem Praxismanagement-System-Anbieter. Manche PMS mit integrierter digitaler Warenwirtschaftsfunktion ermitteln Ihnen anhand Ihrer Warenein- und Warenausgänge bereits die zu bestellenden Produkte, sofern Sie Mindestbestände und Standardbestellmengen hinterlegt haben. Diese einmalige Einrichtung der digitalen Warenwirtschaft lohnt sich und wird Ihnen langfristig viel Arbeitszeit sparen, die Sie effektiver nutzen können. Sobald die Ware eingetroffen ist, sollten Sie mit Hilfe einer Verfahrensanweisung den Wareneingang bearbeiten – mit strategischem Plan.

• Wer darf die Ware in Empfang nehmen und auspacken?
• Ist die Kühlkette gewährleistet und die Bestellung vollständig?
• Ist die Ware unversehrt oder ist es zum Bruch von Flaschen gekommen?
• Wie gehen Sie mit Fehllieferungen vor und wer kontrolliert die Rückabwicklung?

Pflegen Sie nun Ihren Wareneingang in Ihr PMS ein. Auch hier gibt es verschiedene Möglichkeiten: Sie können Produkt für Produkt und Charge um Charge manuell eintragen – oder einen Barcodescanner nutzen. Dieser hat den Vorteil, dass Zahlendreher vermieden werden und Sie die korrekte Charge und das Verfallsdatum vollständig einpflegen.

Im Anschluss darf das Produkt seinen Lagerplatz unter Rücksichtnahme auf die individuellen Lagerbedingung beziehen.

Fragen Sie sich auch hier:

• Wie gehen Sie aktuell vor?
• Werden neue Produkte dort hingestellt, wo gerade zufällig Platz ist oder haben Sie festdefinierte Lagerplätze pro Produkt?
• Haben Sie einen Überblick über Ihre kühlpflichtigen Produkte, oder gehen Sie nach Gefühl vor?

Empfehlenswert ist es, eine alphabetische Liste mit allen kühlpflichtigen Medikamenten an Ihren Kühlschrank zu hängen. So haben Ihre Mitarbeiter:innen sofort den Überblick darüber, bei welchen Produkten die Kühlkette eingehalten werden muss. Gehen Sie unabhängig von der Lagerart nach dem Prinzip “First in – First out” vor. Dadurch werden die Medikamente mit einem kürzeren Verfallsdatum in den Vordergrund gestellt und Sie können den Verlust durch abgelaufene Medikamente regulieren. Für den finalen Feinschliff werfen wir nun einen Blick auf Ihr Ordnungssystem:

• Wie haben Sie Ihre Regale bislang sortiert?
• Alphabetisch oder nach Anwendungsgebiet?
• Nach Organsystem oder gar ohne System?

Nehmen Sie sich die Zeit und berücksichtigen Sie die Vorgaben der Lagerhaltung gemäß TÄHAV, um eine für Sie anwendungsfreundliche Ordnung zu finden. Bringen Sie Struktur in Ihr Lager und beschriften Sie die Lagerplätze pro Medikament. Die investierte Zeit zahlt sich aus, wenn Sie – auch im Notfall – nicht suchen müssen, sondern wissen, wo Sie was finden. Ein weiterer Vorteil von festdefinierten Plätzen und einer ordentlichen Beschriftung ist es, dass Sie nicht nur einen leeren Platz im Regal registrieren, sondern direkt erkennen, welches Produkt fehlt oder gerade nicht lieferbar ist. Ihrer Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt: Erstellen Sie Hinweisschilder, Listen und Labels, um Ihre Apotheke so übersichtlich und bedienungsfreundlich wie möglich zu gestalten.

Fazit

Effizientes Apothekenmanagement zahlt sich aus. Denn nur mit einer gut sortierten und strukturierten Lagerhaltung können Sie die lückenlose medikamentöse Behandlung Ihrer Patienten gewährleisten und gleichzeitig an einer betriebswirtschaftlichen Schraube drehen, um Ihren Praxiserfolg langfristig aufrechtzuerhalten.

* Dieser Artikel wurde veröffentlicht in „Die Praktische Tierärztin“ 106 Heft 7/2025