Warenwirtschaft in der Praxis – (k)eine lästige Pflicht

Neuerungen für das Jahr 2025

Das Jahr 2025 bringt uns Tierärzt:innen in Bezug auf die Warenwirtschaft wieder einmal neue gesetzliche Anforderungen. Nach dem aktuellen Stand vom April 2025 müssen seit diesem Jahr auch für Kleintiere die Antibiotikaverbrauchsmengen exakt erfasst und im Januar 2026 an das Herkunftssicherungs- und Informationssystem für Tiere (HI-Tier) gemeldet werden. Der bestehende Gesetzesentwurf zur Verschiebung der Frist wird erst nach Bildung einer neuen Regierung im Bundestag behandelt. Es bleibt also ungewiss, ob die Frist für Erfassung und Meldung verschoben wird. Bereits verabschiedet und zum 01.01.2025 in Kraft getreten ist dagegen die Neuerung der Verordnung über tierärztliche Hausapotheken (TÄHAV). Unter anderem müssen dadurch für alle verschreibungspflichtigen Medikamente chargengenau Lieferung und Verbrauch dokumentiert werden.

Spätestens mit diesen Anforderungen können sich Kleintierpraktiker:innen daher nicht mehr leisten, die meist ungeliebte Warenwirtschaft schleifen zu lassen. Gleichzeitig ist eine funktionierende Warenwirtschaft auch für die Wirtschaftlichkeit der Praxis essenziell, wie mein Kollege Dr. Felix Ehrich kürzlich dargestellt hat. Aus diesem Anlass möchte ich das Thema Warenwirtschaft aufgreifen und aus zwei Perspektiven vorstellen. Einmal, wie es als Klotz am Bein des täglichen Praxisgeschäfts mitgeschliffen wird und einmal, wie es mit erheblich geringerem Aufwand und ohne Frustration bewerkstelligt werden kann.

Warenwirtschaft überwiegend unbeliebt

Das erste Szenario ist das, was ich in meiner Tätigkeit im Vertrieb in den allermeisten Praxen antreffe. Die Warenwirtschaft ist hier meist ein ungeliebtes Thema, das eine ganze Menge Zeit frisst. Weil für den Praxisablauf aber wichtig ist, dass die benötigten Medikamente zuverlässig nachbestellt werden, bekommt dann ein:e gut organisierte:r Kolleg:in das Thema aufgedrückt. Und diese:r Kolleg:in muss meistens eine Menge Zeit und Arbeit investieren, damit die richtigen Bestellungen rausgehen. Nicht selten sehen die Abläufe nämlich ungefähr so aus:

Die Kolleg:innen kritzeln in das Bestellbuch in der Apotheke Medikamentennamen und dann darf man rätseln, welche Wirkstoffstärken und welche Packungsgrößen gemeint sind. Anschließend werden über drei Webseiten und vier Telefonkontakte die Bestellungen in Auftrag gegeben, auch das braucht seine Zeit. Und wenn die Ware ankommt, ist man zwei Tage damit beschäftigt, neben den anderen Aufgaben im Praxisalltag die gelieferte Ware einzuräumen und händisch ins System einzutragen. Weil die Behandlungen aber nicht warten können, werden von den Kolleg:innen auch gerne Medikamente direkt aus dem Karton genommen, die es so leider nie ins System hinein schaffen. Im Programm sind dadurch natürlich schnell völlig andere Bestände als in der realen Praxisapotheke. Da freut man sich doch schon auf die Inventur am Jahresende und kann nur hoffen, dass auch dieses Jahr wieder keine Apothekenprüfung kommt.

Das Management der Warenbestände ist so tatsächlich eine ziemlich aufwendige und frustrierende Aufgabe. Es geht jedoch deutlich schöner, wenn für die tägliche Warenwirtschaft eine moderne Praxissoftware genutzt wird.

Warenwirtschaft kann so einfach sein

Das Bestellbuch hat ausgedient, stattdessen kann jede:r Mitarbeiter:in an jedem Arbeitsplatz direkt in der Praxismanagementsoftware ein zu bestellendes Medikament eintragen. Dabei wird das Medikament gleich in der passenden Wirkstoffstärke und Packungsgröße ausgewählt und bei Bedarf kann notiert werden, wenn es für einen bestimmten Kunden bestellt wird. Diese Notiz wird natürlich beim Wareneingang wieder angezeigt.

Wer sich um die Verarbeitung der Bestellungen kümmert, sieht dann in der Bestellliste, was die Kolleg:innen alles gesammelt haben. Falls Mindestbestände definiert wurden, kann eine gute Software auch selbständig Produkte in dieser Liste ergänzen. Gleichzeitig behält das Programm die Mindestbestellwerte im Blick und zeigt an, falls der Mindestbestellwert noch nicht erreicht ist. Wenn alles passt, können die verantwortlichen Mitarbeiter:innen die Bestellungen einfach mit einem Klick rausschicken. Auch an mehrere Lieferanten gleichzeitig.

Eintragung ins System: Schnell, digital, fehlerfrei

Wenn die Ware ankommt, ist auch die Eintragung ins System schnell erledigt und vor allem fehlerfrei. Das Programm nimmt nämlich die elektronische Bestellung als Grundlage für den Wareneingang. Was bestellt wurde, wird also automatisch als Wareneingang angezeigt. Man muss entsprechend nur noch prüfen, ob auch alles wie bestellt geliefert wurde und nicht mehr händisch jedes Produkt einzeln eintragen. Für chargengenaues Arbeiten empfiehlt sich unterstützend die Verwendung eines Barcodescanners.

Die ganze Warenwirtschaft braucht so nur noch Minuten statt Stunden und kann weitestgehend nebenbei im Praxisalltag bewältigt werden. Vor allem aber vermeidet man Fehler beim Einbuchen der Wareneingänge.

Produktkatalog – die ideale Unterstützung

Auch für die Übermittlung der Antibiotikaverbrauchsmengen gilt natürlich, dass eine moderne Praxismanagementsoftware einen maximal unterstützt und die größte Arbeit abnimmt. Alle für die Erfassung erforderlichen Daten werden automatisch zusammengetragen und müssen am Ende nur noch gesammelt abgeschickt werden. Im Fall von easyVET sorgen wir dabei mit unserem Produktkatalog mayBASE dafür, dass auch die Daten der zu meldenden Produkte stets auf dem aktuellen Stand sind. Für alle easyVET Nutzer:innen ist daher zum Thema Antibiotikameldungen für Kleintiere aktuell nur sicherzustellen, dass Sie auch die mayBASE verwenden. Damit erfasst easyVET bereits alle relevanten Daten und wenn dann der Termin für die Meldung der Daten feststeht, können diese über eine Schnittstelle an HI-Tier gemeldet werden. Mitgeteilt werden kann aber natürlich nur, was im System korrekt erfasst wurde. Daher ist eine effiziente Warenwirtschaft immer die Grundvoraussetzung und sollte spätestens jetzt umgesetzt werden.